Cara Mengelompokkan Kontak Whatsapp — Kadang kita sempat berpikir bagaimana repotnya pekerjaan seorang customer service. Membuka satu per satu chat yang masuk dari konsumen, kemudian membalasnya. Itu bukan sebuah pekerjaan yang gampang karena terkadang pesan yang masuk jenis dan kepentingannya berbeda-beda.
Ada chat yang minta kita segera mengirim barang. Kemudian ada chat yang menanyakan varian warna. Lalu ada juga chat yang Cuma sekadar iseng menanyakan harga. Seorang customer service mungkin pernah merasakan pusing tujuh keliling karena harus mengelola semua chat yang masuk berdasarkan kepentingannya. Bagaimana cara untuk keluar dari persoalan ini?
Untungnya ada aplikasi whatsapp bisnis yang akan mempermudah tugas seorang CS. Ada satu fitur dalam WA Bisnis yang membantu kita untuk mengelompokkan seluruh chat yang masuk ke nomor kita. Mungkin banyak dari kita di sini sudah mengenal fitur Labels di whatsapp bisnis. Dalam tulisan ini kita akan membahas cara mengatur kontak whatsapp dengan memanfaatkan fitur Labels.
Fitur ini memungkinkan kita untuk membedakan pesan sesuai prioritas untuk membalasnya. Kalau cara ini berhasil kita terapkan pada pekerjaan CS, tentu mereka akan lebih mudah dalam membalas setiap pesan yang masuk dari konsumen. Lalu bagaimana trik mengelompokkan chat wa menggunakan fitur labels?
Cara Memisahkan Kontak WA Customer
Pertama kali kita harus menentukan apakah tujuan dari mengelompokkan kontak whatsapp di akun bisnis kita. Tujuannya tidak lain adalah untuk mempermudah kita dalam membalas pesan yang masuk secara acak dan random.
Bukankah dengan pengelompokkan tersebut membuat kerja kita menjadi lebih mudah? Nah kemudian caranya dalam mengatur kontak tersebut adalah dengan memanfaatkan fitur Labels WA bisnis. Yuk simak trik mengelompokkan chat berikut ini.
- Masuk ke aplikasi WA Bisnis
- Klik Setting/Pengaturan yang Ada di Pojok kanan atas.
- Setelah di Fitur Bisnis carilah tombol bertuliskan
- Di dalam fitur labels itu nantinya kita akan membuat beberapa kategori yang akan menjadi kelompok chat yang masuk.
Tentunya kita masih bingung bagaimana cara membuat nama dari kelompok atau label-label tersebut. Kita akan membantu kamu dalam mengelompokkan label apa saja yang harus kita buat di Fitur Labels. Berikut ini adalah nama-nama label yang mungkin bisa kita terapkan di akun Whatsapp bisnis kita.
Cara Merapikan Kontak Whatsapp dengan Labels
Berikut ini adalah nama label kontak yang bisa kita pakai;
- Calon Pelanggan, adalah penamaan bagi nomor yang pertama kali ngechat.
- Tanya Harga, adalah label untuk mengelompokkan customer yang masih sedang tahap Tanya harga.
- Tanya Jenis dan Ukuran, adalah label untuk mengatur menjadi satu chat yang masih dalam tahap bertanya ukuran, kualitas, dan lain-lain.
- Closing/Mau Transfer, ini adalah mengelompokkan customer yang sudah fix mau membeli apa tapi masih sedang proses ingin transfer.
- Sudah Transfer, merupakan penamaan untuk kontak yang sudah mengirimkan bukti transfer dan sedang menunggu paket terkirim.
- Barang Sampai/Testimoni, ini merupakan penamaan untuk chat yang mengkonfimasi bahwa kirimannya sudah sampai di tempat tujuan. Biasanya setelah barang sampai kita dapat meminta mereka testimony tentang produk kita.
Itulah nama-nama label yang dapat kita manfaatkan untuk mengelompokkan kontak whatsapp berdasarkan prioritasnya. Dan yang terpenting adalah kita harus selalu teliti terhadap setiap chat yang baru masuk, akan masuk ke manakah chat whatsapp mereka nantinya. Kemudian ada satu lagi hal yang harus kita perhatikan dalam mengatur chat WA yang masuk. Kita harus tahu cara dan waktu memperlakukan label-label tersebut. Masih bingung bukan? Mari kita simak penjelasannya, di bawah ini.
Kita akan menyusun skala prioritas yaitu mana label yang harus kita balas terlebih dahulu. Kira-kira berikut ini adalah urutan dari yang paling dulu dibalas sampai yang paling akhir. Begini urutannya berdasarkan pengelompokkan di atas; Closing/Mau Transfer – Tanya Jenis dan Ukuran – Sudah Transfer – Tanya Harga – Calon Pelanggan – Barang Sampai/Testimoni.
Hal ini bukan berarti kita menyepelekan pesan di luar label tersebut ya Sobat. Cara ini hanya bertujuan untuk memudahkan seorang customer service dalam membalas pesan alias biar tidak kebingungan. Pertama kali kita memang harus memprioritaskan konsumen yang sudah ada di genggaman alias yang mau transfer. Baru setelah itu kita prioritaskan mereka yang sedang kepo dengan produk kita alias Tanya jenis dan ukuran.
Pengaturan Kontak WA yang Masuk
Nah, setelah kita mempunyai label untuk mengelompokkan chat WA yang masuk, maka tugas selanjutnya adalah menerapkan pengelompokkan chat Whatsapp. Tentunya kita harus menggunakan WA Bisnis agar dapat menerapkan cara labeling berikut ini. Begini trik nya sobat;
- Masuk ke Chatroom Whatsapp Bisnis.
- Pilihlah kontak atau chat yang akan kita masukkan ke dalam label tertentu.
- Klik di chat dengan agak lama sampai keluar opsinya.
- Lalu klik label.
- Otomatis kita akan diarahkan ke daftar label yang sudah kita buat tadi.
- Barulah kita pilih satu kelompok yang sesuai dengan isi pesannya. Misalnya mereka baru saja mentransfer uang, maka kita masukkan ke kelompok Sudah Transfer.
- Terapkan ke nomor dan chat lainnya juga.
Cara ini cukup mudah untuk customer service dalam mengelompokkan chat yang masuk agar kerjanya gampang dan terstruktur. Sebab bagaimanapun seorang customer service selalu ada yang terlupa dalam membalas pesan customer. Trik ini bakal memudahkan karena kita akan bekerja sesuai dengan prioritas.
Whatsapp marketing memanglah salah satu cara untuk semakin mendekatkan penjual dengan customer. Kita boleh saja mempunyai aplikasi marketing yang paling canggih, namun semua akan kembali ke aplikasi WA. Platform yang satu ini Cuma membutuhkan database kontak saja untuk dapat menjalankan strategi penjualan.
Cara Mengatur Kontak di Whatsapp
Ini merupakan cara untuk merapikan database nomor WA, dan bukan sekadar chat. Terkadang seorang pebisnis online sempat kehilangan database karena gagal mengelolanya dengan baik. Ini salah satu trik yang bisa kita terapkan agar kontak whatsapp customer dapat tersimpan baik-baik di hape admin CS.
Langkahnya adalah dengan memberikan mereka broadcast yang berisikan informasi mengenai produk kita. Berikut adalah trik-nya;
- Klik Fitur Bisnis di aplikasi whatsapp.
- Lalu klik menu Broadcast yang ada di baris akhir.
- Buatlah pesan broadcast yang berisi informasi mengenai produk kita atau sebuah kata sapaan tertentu. Misalnya “Apabila anda menerima pesan ini maka anda berpeluang mendapatkan GIVEAWAY berhadiah ratusan ribu rupiah. Langkahnya adalah dengan menyimpan nomor kami lalu simak terus story WA kami.
- Kirimkan broadcast tersebut ke database yang belum ada di database kita, pilih “Semua yang tidak ada di kontak”
Otomatis mereka yang berminat mengikuti GIVEAWAY akan menyimpan nomor kita. Lalu bagaimana mengeceknya? Gampang saja. Triknya adalah dengan mengesave chat mereka lalu melihat siapa saja yang telah save nomor kita lewat Seen By yang ada di Story.
Sekian trik mengenai mengelompokkan kontak whatsapp customer agar lebih mudah untuk membalasnya. Semoga bisa bermanfaat untuk bisnis kita ke depannya. Salam sukses.