Sebagai sebuah perusahaan berskala menengah tentunya kita pernah membuka yang namanya program magang maupun PKL. Tempat kerja kita yang penuh dengan dinamika merupakan sebuah laboratorium yang senantiasa menarik minat para pembelajar di luaran sana untuk bergabung. Maka dari itu anda harus senantiasa memberikan slot khusus untuk para peserta magang juga di dalam perusahaan. Di sini kita akan bahas soal pengertian magang dan PKL serta cara mengelola program tersebut.
Saat ini hampir semua instansi, perusahaan, dan bahkan kantor-kantor pemerintah membuka program magang untuk para siswa dan mahasiswa. Sebab peserta magang dinilai bisa membawa perubahan untuk sebuah kantor maupun perusahaan. Peserta magang juga dinilai bisa menyuntikkan keilmuan-keilmuan baru yang mereka miliki untuk perusahaan. Maka dari itu banyak sekali instansi dan perusahaan yang membuka kesempatan magang bagi para mahasiswa maupun siswa di semester akhir masa studi.
Bagi para mahasiswa sendiri magang menjadi kesempatan untuk mempraktekkan apa yang telah mereka peroleh di bangku kuliah. Kita tahu bahwa bangku kuliah tidak menawarkan praktek tersebut secara memadai. Justru lewat magang inilah kesempatan tersebut terbuka lebar. Apalagi saat ini pemerintah sudah membuat program khusus untuk magang yang namanya Magang Merdeka. Bagi mereka yang bekerjasama dengan magang merdeka tentu lebih mudah karena tidak perlu mencari peserta magang ke sana kemari. Sedangkan kita yang masih berskala menengah dan kecil tentu harus tahu cara mengelola program magang ini.
Sebelum kita lihat bagaimana cara mengelola program magang tersebut, kita simak dulu pengertian magang dan PKL berikut ini.
Pengertian Magang
Saat ini istilah magang perlahan-lahan berganti menjadi “internship”. Jadi program magang merupakan sebutan yang lebih sering dipakai di dalam konteks perguruan tinggi atau mahasiswa. Namun tidak menutup kemungkinan anak-anak di tingkat SMK juga menerapkan magang ini, terutama yang berkaitan dengan teknik dan kelistrikan.
Biasanya dalam program magang ini terdapat dua jenis yakni magang berbayar dan magang tidak non-funded. Kalau program magang berbayar maka peserta akan mendapatkan uang saku maupun uang transport selama program berjalan. Sedangkan program non funded tidak memberikan fasilitas dalam bentuk dana kepada pesertanya. Itulah sekilas tentang pengertian magang.
Pengertian PKL
Sedangkan PKL merupakan singkatan dari Praktek Kerja Lapangan. BIasanya program ini berada di lingkup SMK maupun politeknik. Program PKL biasanya berjalan satu semester dan dibuatkan mata kuliah atau mata pelajaran tersendiri. Ini merupakan program wajib dari SMK ataupun politeknik. Jadi mahasiswa yang ingin lulus maka harus melalui fase ini.
Jadi kalau kita lihat dari pengertian magang dan PKL di atas, maka perbedaan antara keduanya adalah kalau magang sifatnya opsional dan pilihan. Sedangkan PKL sifatnya lebih kepada kewajiban bagi para mahasiswa dan siswa.
Sudah cukup tahu bukan pengertian magang dan PKL yang kami jelaskan di atas. Mari kita sekarang simak bagaimana cara mengelola program magang atau internship tersebut.
Ada langkah-langkah yang harus anda terapkan dalam mengelola program internship. Di antaranya adalah membuka pengumuman di sosmed, proses sosialisasi, penugasan, sesi wawancara, serta pelaksanaan magang, dan penilaian.
Kemudian untuk selengkapnya anda bisa simak di bawah ini.
Cara Membuka dan Mengelola Program PKL dan Magang
Bagi anda yang hendak membuka program magang maka simak langkah-langkahnya berikut ini agar perusahaan anda siap menerima tim magang baru.
Menyebar Flyer Serta Iklan di Sosial Media
Pertama-tama anda harus membuat pengumuman kalau perusahaan anda sedang membutuhkan peserta magang. Dalam pengumuman tersebut sebutkan klasifikasi yang anda butuhkan seperti pendidikan terakhir, spesifikasi, keahlian, dan lain sebagainya. Anda bisa mempostingnya di sosmed-sosmed khusus magang ataupun di iklan berbayar.
Kalau anda sudah menguasai linkedin maka anda bisa mencari kandidat dari sana. Biasanya cara ini kita tanpa harus membuat pengumuman terlebih dahulu. Karena kita yang berputar mencari profil siapa yang membutuhkan tempat magang.
Memanggil Kandidat Terpilih dan Sosialisasi
Kemudian jika sudah anda dapatkan kandidat tersebut segeralah panggil mereka dalam sebuah sesi sosialisasi. Di sini mereka harus anda pahamkan tentang skema kerja, profile perusahaan, budaya kerja, dan lain sebagainya. Biasanya buat anda yang menginginkan peserta magang offline maka harus memanggilnya secara langsung. Namun jika hendak online maka anda cukup melakukan sosialisasi via zoom atau google meet.
Memberikan Penugasan
Sebenarnya pemanggilan di atas adalah usaha untuk screening kandidat. Mereka yang berminat dengan budaya kerja yang anda tawarkan maka akan otomatis mengikuti tahap selanjutnya yakni penugasan.
Dalam penugasan ini biasanya mereka akan diberikan sebuah tugas yang sesuai dengan kualifikasi mereka, mulai dari tugas dalam bentuk tulisan maupun hasil jadi langsung, misalnya aplikasi maupun project list. Jangan lupa berikan tenggat untuk pengerjaan agar mereka yang tidak disiplin bisa tersaring di sini.
Wawancara Kandidat
Para kandidat yang mengumpulkan tugas, bisa anda panggil di tahap selanjutnya yakni wawancara kandidat. Di sini anda lebih menyeleksi aspek attitude sekaligus motivasi mereka memanggil magang. Anda juga bisa bertanya seputar keahlian dan softskill mereka di samping anda sudah mengetahuinya dari sesi penugasan di atas. Anda bisa memanggil para kandidat secara berbarengan maupun satu satu per individu.
Setelah sesi ini anda harus segera memutuskan mana yang akan diterima dan mana yang tidak. Sebab wawancara ini merupakan fase terakhir dari seleksi peserta magang.
Memanggil untuk Kontrak Serta Pengenalan Jobdesk
Kemudian setelah pengumuman penerimaan di atas, anda harus mengarahkan para peserta untuk datang ke kantor guna pengenalan jobdesk serta kontrak internship. Di situ para peserta berhak mendapatkan informasi seputar gaji, fee, maupun benefit yang akan mereka peroleh misalnya sertifikat.
Namun setelah sesi tersebut mereka masih boleh pulang dan baru masuk di kemudian harinya.
Jika telah dicapai kata sepakat maka anda tinggal menyodori tanda tangan kontrak lalu program magang akan dilaksanakan keesokan harinya.
Program Magang
Pelaksanaan program magang ini bisa dalam waktu 1, 3, 6 bulan serta 9 bulan. Lebih dari itu sebaiknya anda pertimbangkan sebab waktu internship yang melebihi 6 bulan biasanya rawan terkena teguran dari disnaker.
Evaluasi dan Penilaian
Lalu jika semua program telah terlaksana maka saatnya dilakukan evaluasi. Anda bisa mengevaluasi per bulan maupun ketika program sudah selesai. Semua bisa anda sesuaikan dengan kebutuhan.
Kelas Manajemen Internship
Itulah pengertian magang dan PKL serta cara mengelola program internship tersebut. Jika saat ini anda hendak mencari peserta magang namun belum tahu ilmu manajemen SDM nya maka anda bisa ikut di Kelas Manajemen Internship Kampus Dosen Jualan. Di sini anda bisa mendapatkan banyak insight soal bagaimana mencari peserta magang dari linkedin, cara memilah kandidat terbaik, serta sistem penilaiannya. Semoga bermanfaat.